今日は4月4日か。なんと不吉な数字並び。でも、あと数時間だ。
どうも、部屋番号に4がないアパートに住んでいる@knk_nです。
タスク管理にOmniFocusというアプリを使っているのですが、ようやく最近になって使い方がわかってきたので、今後へのまとめを兼ねてシェア。
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OmniFocusとは
OmniFocusはタスク管理アプリのひとつで、GTDという「頭の中に溜まっている”やるべきこと“を全部出してスッキリさせよう」システムというか概念に沿って作られています。
GTDをちょー簡単に解説すれば、
- 気になること書き出して
- 「やる」か「やらない」か「そのうちやる」か分けて
- 「やる」と決めたことは、やれる時にとにかく「やる」
@goryugoさんが書いてたやつのほうがわかりやすい。
GTDはデビット・アレン氏の著書に詳しく書かれています。かなり難解ですが。
実際にやるべきことを頭で考えながら、さらに頭を捻って振り分けるのはすごく効率が悪い。
そこでメモとかノートに”やるべきこと”を全部書きだし頭を空っぽにしてから、「いつやる」「どこでやる」などと細かい振り分けを行なっていくといいらしいです。
OmniFocusはメモやノートを超えてタスク整理を便利にしてくれます。
OmniFocusの使い方
最近ようやく固まってきた私のOmniFocusの使い方をご紹介します。
タスクとプロジェクトの違い
プロジェクトは複数の関連タスクをひとつにまとめたものです。
大学院入学後現在、私はさまざまな書類の処理に追われているのですが、「書類Aの提出」はタスクとプロジェクトどちらに分類できるでしょうか。
「そんなのタスクじゃないか’`,､(‘∀`) ‘`,､」と思っていた時期が私にもありました。
そんな「書類Aの提出」はプロジェクトになります。
なぜかといえば「書類Aの提出」の中には「書類Aをもらいにいく」、「書類Aを書く」、「書類Aを提出する」と少なくとも3つの関連タスクがあるはずだからです。
もし不明な点があれば誰かに問い合わせたりしなければならないですから3つ以上になる可能性だってあります。
もちろん、すでに書類が手元にあってなおかつ記入済みであればプロジェクトにしなくてもいいのかもしれませんが。
プロジェクトの階層化
OmniFocusが気に入ってる理由の一つに「プロジェクトを階層化できる」という点があります。
先ほど、「書類Aの提出」というプロジェクトを例に出しました。
これは「入学後の諸手続き」という大プロジェクトに含まれるいわば小プロジェクトです。
このような大小、親子関係にあるプロジェクトの管理がOmniFocusならできちゃいます。
プロジェクトを親プロジェクトにドラッグ&ドロップするだけ。
階層はいくらでもできますがやっても親子孫くらいまでかな。
プロジェクトにならないタスクには「アクションリスト」を使え
中にはプロジェクトにするまでもないタスクがあります。例えば「牛乳を買う」とか。（そういえば長いこと牛乳飲んでねぇ）
そういったプロジェクトに振り分けられないタスク（アクションとも呼びます）をまとめるときに便利なのが「アクションリスト」。
まずはフツーにプロジェクトを作って右上にある「インスペクタ」から
種類をプロジェクトからアクションリストに切り替える。
単独アクションのみのリストが完成。
コンテキストは「状況・手段」を示す
コンテキストは「状況」や「手段」をあらわします。
状況
一番使いやすいのは「場所」でしょうか。「自宅」「大学」「最寄りのスーパー」などタスクが発生しそうな場所をコンテキストとして登録しておくと、その場所でのみやるべきことがすぐにわかって便利です。
iPhone版やiPad版だと位置情報とコンテキストを結びつけることができるので、「スーパー付近になると買い物リストがプッシュ通知されてすぐに表示できる」といったメリットもあります。
買い物のときによく使います。
タスクが発生しやすい状況はそんなに多くはないはずなのである分全部登録しておくとよいです。
手段
上に比べると頻度は下がりますがタスクを行うための「手段」もコンテキストとして利用すれば便利です。「電話」、「メール」などですね。
アプリ購入用に「AppStore」なんてコンテキストがあってもいいのかなとさっき思いつきました。
いろいろいじってこんな具合に。あとはできるものから行なって、チェックを入れればハイおしまい。
あとはただの作業です。
OmniFocusをもっと便利にする小技
OmniFocusのTIPSで特にいいなと思ったものを紹介します。
| ショートカットを覚えてOmniFocusを快適に操る | minimalab |
特にタスクの移動のショートカットは覚えておくとより快適に使えます。プロジェクトやタスクの切り替えも馴れていればこっちのほうがはやいかも。
| OmniFocusの英語版と日本語版を切り替える方法 | minimalab |
最初に使ったとき英語表記だったのでこちらを参考にして日本語版に切り替えました。
| OmniFocusでパースペクティブを使って高速タスク管理を行う！ | minimalab |
パースペクティブも上手く使っていきたいけどiPhoneだとコンテキストベースのパースペクティブしか表示できないから、ちょっと困ってる。
iPhone版・iPad版・Mac版どれを買えばいい？
誰もが一度は持つギモン。
OmniFocusはどれもかなりのお値段なので非常に重要な問題です。
私も最初のころどれがどのようにいいのか非常に迷いたくさんのレビュー・ブログ記事を読み漁りました。
結果から言うと、Mac版とiPhone版だけでいいと思います。
流れとしては、iPhoneで「思いついたそのときにタスクをインボックスに集める」、のちにMac版で「タスクの振り分けや詳細を書き込む」といった使い方がいいのではないかな。
ノートに書いてあとで同期させるのもアリ
当然iPhoneを使えない状況だってあるので、そのときはMOLESKINEに書いて後で入力します。ちょっとした決まり付きで。
OmniFocusの頭の「O」と「m」を合わせたマークを頭に付けてタスクを書く。
そしてOmniFocusに入力後は斜線を引けば、重複や漏れもなくなる。
おわりに
まだぜんぜん使いこなせるレベルでは無いですが、OmniFocusのいいところをうまく使えている使い方かなと思います。
高機能だけになかなか上手く使うのが難しいですが、一度わかるとすごく便利なのでもうちょっといろいろ探求してみます。
今回はここまで。
参考: OmniFocusの「具体的」な使い方とか考え方を考える | goryugo
