[K] 必要なのはFastEver Snap、Paylog、Dueだけ!iPhone&Evernoteを使って行うレシート・支出記録管理術!

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062807_16491.jpg Photo by believekevin

どうも、レシートの管理が再びできなくなってきた@knk_nです。
財布に溜まっていくレシートの山。もううっとうしい!

財布が閉められないじゃないか!

そんなわけでレシートを管理するシステムを改善したところ再びレシートの管理ができるようになりました。

レシートの管理と合わせて、支出の記録、管理までできるようになりましたのでその方法をご紹介いたします。

関連: Evernoteを使ったレシート整理について見直す PictShareはやっぱり神アプリだった!

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前回の方法でうまくいかなくなった理由

前回紹介した方法は

  1. PictShareで領収書の写真をEvernoteに転送する
  2. 忘れないようにリマインダー系のアプリで一日一回通知する

この二点でした。

PictShareを使う理由として

  1. レシートが貰えないものには電卓を使ったスクリーンショットが使える
  2. ノートの上限回避のためのマージ機能

といったものが挙げられました。

しかし長く続けるうちに、いくつか欠点が見えてきました。

入力がメンドクサイ上に内容を忘れてしまう

Screenshot 2012 10 01 20 38 04

私は激しくめんどくさがりです。電卓の入力さえメンドクサイ。
それだけであればまだ挽回の余地もあるのですが、支出の内容を忘れてしまう。
電卓のスクリーンショットだけでは情報が足りないのです。

写真の選択がメンドクサイ

まぁこれでも良いっちゃいいんですけど、その際にちょっとしたストレスになっていたのが
沢山の写真の中から領収書の写真を探すのがめんどい
という点。

毎日Evernoteの整理に時間を裂けるのであればそれに越したことはないのですが、ぶっちゃけ、整理はめんどくさい。(まぁ最低限の整理はしますし、「Evernoteに触れない日」と言うのは無いんですが)
私の理想は「整理をしなくともEvernoteはある程度整っている」という状態なので、省ける手間は省きたい。

写真ノートはほとんどが「Photoノートブック」へ行くのですが、取り溜めているレシートなどの写真はこのフローですとEvernote上で移動をしなくてはならないわけです。
これがめんどくさい。
via: [Evernote][図解]FastEver Snapも上手く利用して写真の整理の手間をなくす | OZPAの表4

最近写真を撮る量が昔に比べ増えてきています。
多いときには一日で二百枚を超えることも。

Screenshot 2012 10 01 20 36 23

その中から領収書の写真を選ぶだけでも一苦労。だんだんと続かなくなっていきました。

支出額が目に見えにくい

Receipt for the banana

Receipt for the banana Photo by functoruser

レシートはその特性上非常に多くの情報を持っています。
購入した品物の名称から金額、お店の住所、連絡先などそこまで必要でない情報まで
電卓のスクリーンショットが情報不足であるのに対し情報過多なのがレシート

しかし実際に支出を管理する上で必要なのは品物の名称金額くらいではないしょうか。

細かな情報、バックアップとしてレシートを取っておくのは大事なことだと私も思います。
ただ支出管理まで考えようとするとレシートだけでは手が回らないだろうと思い始めました。

そこから私は支出の内容と金額とシンプルに記録、管理するツールを探すようになったのです。

私のレシート・支出の管理方法 (改訂版)

ここから本編ってやつですね。少し長くなりますがアプリの紹介から丁寧に紹介していきますよ。
「もう知ってるよ」という方は適宜読み飛ばしてください。

使用するアプリの紹介

今回使うアプリは以下の三つです。

  • FastEver Snap
  • Paylog
  • Due

厳密にはこれらにEvernoteが加わります。
(Evernoteはアプリというよりもっと大きなシステムだと考えているのでアプリには含めません。)

FastEver Snap

FastEver Snap 2.1.2(¥170) App
カテゴリ: 仕事効率化
販売元: rakko entertainment – rakko entertainment(サイズ: 2.3 MB)
全てのバージョンの評価: (123件の評価)

撮った写真をEvernoteに転送する「だけ」のアプリ。
だけと書いたがこのシンプルさがとてもいい。

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しかも事前に指定したノートブックへの転送やタグ付けも行なってくれるのでデフォルトのインボックスノートブックをすっ飛ばして「領収書」ノートブックにノートが貯まるので整理の必要がない。

Screenshot 2012 10 01 20 44 20

レシートの撮影・転送専用として愛用しています。
現バージョンからマナーモードが追加されたのでどこでも気兼ねなく撮影できるようになりました。

Paylog

かんたん支払い記録 Paylog 1.1.2(¥85) App
カテゴリ: ファイナンス
販売元: itok – 啓 Ito(サイズ: 2.0 MB)
全てのバージョンの評価: (31件の評価)

このアプリのいいところはカンタンに記録できるところとEvernoteに記録したデータを転送できること。

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金額とカテゴリ、内容をちょっと書くだけ。

週イチ、月イチで記録をEvernoteに転送しています。リスト表示が見やすいので実際に金額を確認するときはPaylogから作成したノートを見ています。

Due

Due 〜 リマインダー、タイマー、アラーム 1.9.1(¥450) App
カテゴリ: 仕事効率化
販売元: Phocus LLP – Phocus LLP(サイズ: 21.5 MB)
全てのバージョンの評価: (181件の評価)

以前紹介したリマインダーアプリのDue。
うざったいリマインダーがとても良い。

詳細: [K] リマインダーアプリDueを久しぶりに使ったら10分でDock入り!その理由は…

Due 1.1(¥450) App
カテゴリ: 仕事効率化
販売元: Phocus LLP – Phocus LLP(サイズ: 11.6 MB)
全てのバージョンの評価: (5件の評価)

Mac版も購入。iCloudでiPhoneと同期するのでMacを触っていても通知が来ます。

レシートの管理方法

レシートをFastEver Snapで撮影します。これで事前に設定した「100G_明細」という領収書専用のノートブックに転送されます。

20121001165924

タイムスタンプが付くので必ずレシートを貰ったその時点で撮影します。
役目の終わったレシートは破るなり捨てるなり食べるなりするとよろしいでしょう。

レシートについては以上です。(後半でこのレシートを利用することになりますが)

写真を選択する必要がないのでPictShareを使うよりもシンプル。
貰ったその時点で撮影することを忘れさえしなければ、転送する手間が省けるので忘れてしまうこともありません。

ノートの上限が気になるのであればマージしましょう。

やはりEvernoteの使い方を考え直さねばならぬ! ~Evernoteのノート数の上限は10万から増える予定はないようです~ – @hebyumetan

Screenshot 2012 10 01 19 14 39

オススメは一日単位でのマージ。あまり長いスパンでマージしてしまうとレシートが探しにくくなるかも。

iPhoneからでもマージできるアプリがあるのでそういったものを使うのもひとつの手ですね。

MergeEver – Evernoteのノートをマージ 1.2.3(¥170) App
カテゴリ: 仕事効率化
販売元: Shamrock Records, Inc. – Shamrock Records, Inc.(サイズ: 3.8 MB)
全てのバージョンの評価: (9件の評価)

レシートの管理なんて書きましたがそこまで大したことはやっていません。
本当にやりたいのは支出の管理なので詳細をを確認したい場合のみレシートは使います
昔のものであれば消してもかまわないかと。

レシートを貰えなかった場合はPaylogで記録

お店によってはレシートを貰えない場合があります。(確か領収書は渡す義務があった気がするけど

割り勘した場合もレシートがありませんね。
そういった場合、Paylogで支出を記録します。

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最低限、金額とメモ欄に支出の内容を記録しましょう。
Paylogの4インチディスプレイの対応が待ちわびられるところ。

支出の記録・管理方法 (日毎編)

レシートの有無に関わらず、支出の記録はPaylogに一括します。

レシートが貰えない場合の記録については先ほど書きました。

レシートの分の記録は一日一回

レシートを貰った場合の記録は一日の終わりにまとめて記録します。

その理由として

  1. その一日でレシートはどれくらい貯まるかわからない
  2. 貰う度に入力するのはメンドクサイ

といったことが挙げられるからです。

そのため寝る前などその一日の終りにまとめて記録します。

保存検索でその日のレシートノートに素早くアクセスする

といってもEvernoteで「領収書」のノートブックの中から当日のレシートノートを探すのはあまりにも時間のムダ。

ですからあらかじめEvernoteで当日のレシートを検索してその検索結果を「本日のレシート」といった名称で保存しておきます。

Evernoteの検索ウィンドウで「notebook:ノートブック名 created:day」で「ノートブック名」という名のノートブックから当日に作成されたノートを表示することができます。

Screenshot 2012 10 01 19 37 07

前日作成であれば「created:day」を「created:day-1」に変えればOKです。

ノートブック名に領収書を転送したノートブック名を当てはめればOK。私の場合であれば「notebook:100G_明細 created:day」となります。

Screenshot 2012 10 01 19 39 27

ネイティブアプリであれば保存したこの検索結果をお気に入りバーにドラッグ&ドロップしておくとより素早くノートにアクセスできます。

あとはPaylogで記録するだけ。一日五分ほど時間を取れば十分できるでしょう。
もちろん後からでもできますがその日のうちにやっておくのがベスト。

支出の記録・管理方法 (週・月毎編)

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Paylogを使って週の始めや月の始めに先週・先月分の支出記録をEvernoteに転送します。

Screenshot 2012 10 01 19 47 44

期間の選択で任意という項目が選べるあたりポイント高いですね。

Screenshot 2012 10 01 19 48 53

「支出日を作成日に合わせる」ことができるのもグッド。後からでも転送ができます。

Screenshot 2012 10 01 19 54 32

こうしてできた支出記録ノートがこちら。カテゴリで色分けされている他はシンプルなリスト調。だからこそ見やすい。

レシートと同様に領収書のノートブックに入れています。「Paylog」で検索すればリストのノートだけが表示されます。

Paylogへの個人的な要望

転送した支出記録の合計金額をノートのタイトルや一行目にアプリ側で自動で埋め込んでくれるともっと便利になるんじゃないかなと思っています。

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(現在は週、月毎の支出の合計金額を手計算してノートのタイトルに記述しています。)

Screenshot 2012 10 01 20 08 35

具体的な希望としてはにはこんな感じでしょうか。タイトルと一行目に合計金額が表示されるとノート一覧はもちろん、ノートを見たときにすぐにこのノートの内容の支出の合計は◯◯円だとすぐにわかって便利だと思います。きっと需要もあると思いますよ。

@itok_twit(PaylogApp)さん、ご検討いただければ幸いです。

Dueを使って物忘れを防止

危うく書くのを忘れてしまうところでした。
前回同様、忘れてしまうことへのリスク回避についても触れておかなければ。(地味ながら一番大事なトコロ)

Dueほどしつっこいリマインダーであれば必ずや物忘れを防止できるはず。
週イチや月イチのリマインダーもサクッと作成できます。

前回紹介したLaunch Centerのようにアプリを起動することはできませんが、リマインダーとして一括管理するにはこっちのほうが便利かも。

Screenshot 2012 10 01 20 23 47

また、今回使うアプリは全部ホーム画面にあるため起動スピードもランチャーと比べてもそこまで変わらないだろう。

さり気なく現ホーム画面公開。前回のホーム画面晒しとはなんだったのk(ry

Screenshot 2012 10 01 20 18 36

こんな感じですね。
(週イチは土曜の寝る前、月イチは翌月の初日にしてあります。)

おわりに

この方法で一ヶ月やってみましたが、概ねうまくまわっています。
(厳密には三週間くらい)

前回はレシートのみの管理でしたが今回はもう一歩踏み込んで支出の記録や管理までできるようになりました。
「先週どのくらい使ったかな」と思ってもすぐに確認することができます。

前回の方法の利点はそのまま活かしつつも欠点を他のアプリで補う、一段階洗練させたような方法だと思います。(自画自賛入ってます)

管理は人それぞれカタチがあっていい

私はこの方法で十分管理できていますが、この方法が万能であるとは思いません。
前回のようにレシートを撮り溜めておくだけでいいというやり方もあれば、@ttachiさんのように本格的な資産管理を使うといったやり方もあります。

資産管理アプリ iCompta を本気で使いこなそう! その1. iCompta でできること! | No Second Life

私の場合は支出の管理とレシートのバックアップができればいいというシンプルなものだったのでこのようなやり方がベストだと判断しました。

私もこの方法を確立させるまでずいぶん悩みました。ぜひご自分に一番あったやり方を見つけていただきたいと思います。

そして今回紹介した方法が合えば、ぜひご参考ください。

関連: Evernoteを使ったレシート整理について見直す PictShareはやっぱり神アプリだった!

明日iPhone5の現ホーム画面公開記事出します!

今回のスクショで少しごまかそうとも思いましたが、これもiPhone5特需なのか多くの方がこの期に新しいホーム画面を公開されています。

乗るしかない、このビg(ry
つづく

FastEver Snap 2.1.2(¥170) App
カテゴリ: 仕事効率化
販売元: rakko entertainment – rakko entertainment(サイズ: 2.3 MB)
全てのバージョンの評価: (123件の評価)

かんたん支払い記録 Paylog 1.1.2(¥85) App
カテゴリ: ファイナンス
販売元: itok – 啓 Ito(サイズ: 2.0 MB)
全てのバージョンの評価: (31件の評価)

Due 〜 リマインダー、タイマー、アラーム 1.9.1(¥450) App
カテゴリ: 仕事効率化
販売元: Phocus LLP – Phocus LLP(サイズ: 21.5 MB)
全てのバージョンの評価: (181件の評価)

Due 1.1(¥450) App
カテゴリ: 仕事効率化
販売元: Phocus LLP – Phocus LLP(サイズ: 11.6 MB)
全てのバージョンの評価: (5件の評価)

Evernote 3.3.1(無料) App
カテゴリ: 仕事効率化
販売元: Evernote – Evernote(サイズ: 24.6 MB)
全てのバージョンの評価: (411件の評価)

MergeEver – Evernoteのノートをマージ 1.2.3(¥170) App
カテゴリ: 仕事効率化
販売元: Shamrock Records, Inc. – Shamrock Records, Inc.(サイズ: 3.8 MB)
全てのバージョンの評価: (9件の評価)

Launch Center Pro 1.0.4(¥250) App
カテゴリ: 仕事効率化
販売元: App Cubby – The Application Cubby LLC(サイズ: 17.3 MB)
全てのバージョンの評価: (61件の評価)

iCompta 2 Personal Finance 2.2.10(¥250) App
カテゴリ: ファイナンス
販売元: LyricApps – LyricApps(サイズ: 5.1 MB)
全てのバージョンの評価: (78件の評価)

iCompta 4.0.11(¥1,650) App
カテゴリ: ファイナンス
販売元: LyricApps – LyricApps(サイズ: 9.2 MB)
全てのバージョンの評価: (28件の評価)
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